Gadgets, apps και tips για να δουλεύεις παραγωγικά χωρίς ν’ αγχώνεσαι

Κάνε πιο εύκολη την καθημερινότητα εντός και εκτός γραφείου, αυξάνοντας παράλληλα την παραγωγικότητα αλλά και τον ελεύθερο χρόνο σου

Κατηγορούμε συχνά τη σύγχρονη τεχνολογία γιατί απομυζά τον ελεύθερο χρόνο μας. Κι όμως, η τεχνολογία μπορεί να αποδειχθεί σύμμαχός μας στην προσπάθεια να διαχειριστούμε τον χρόνο μας αλλά και να ελέγξουμε το στρες μας. Επιλέγουμε συσκευές, εφαρμογές και συμβουλές που μας επιτρέπουν να εκτοξεύσουμε την παραγωγικότητά μας και να εργαζόμαστε πιο ευχάριστα και δημιουργικά.

Τα απόλυτα business gadgets

Logitech MX Vertical

Το χαρακτηρίζουν ως το πιο εργονομικό ποντίκι που σχεδιάστηκε ποτέ, και πολλοί απ’ όσους το δοκίμασαν επιβεβαιώνουν τον χαρακτηρισμό. Το MX Vertical της Logitech είναι ιδανικό για όσους περνούν αρκετές ώρες της μέρας με το ποντίκι στο χέρι (ή με το χέρι στο ποντίκι). Ο λόγος είναι ότι χάρη στην κατασκευή του (κάθετη γωνία 57°) μειώνει κατά περίπου τέσσερις φορές τις κινήσεις του χεριού, και κατά συνέπεια ελαττώνει την πίεση στον καρπό και την καταπόνηση των μυών. Κι έτσι δεν ανακουφίζει μόνο από την ψυχική φόρτιση (και το εργασιακό στρες), αλλά και από τη σωματική κόπωση.

Photo credit: Logitech

Epson EF-100

Το στρες των παρουσιάσεων είναι ούτως ή άλλως αρκετό για να επιτείνεται από τεχνικές λεπτομέρειες. Αν θέλετε να αποφύγετε τις συνδέσεις της τελευταίας στιγμής και τις ασυμβατότητες, καλό είναι να έχετε μαζί σας τον προβολέα της επιλογής σας. Ένας από τους πιο αποδοτικούς αλλά και βολικούς της αγοράς είναι ο EF-100 της Epson. Θεωρείται ιδανικός για επαγγελματικές και όχι μόνο προβολές, αφού σας επιτρέπει να προβάλλετε από οποιαδήποτε συσκευή (κινητό, υπολογιστή, παιχνιδομηχανή) σε οποιαδήποτε επιφάνεια και κατεύθυνση, ακόμη και με έντονο φως. Το μεγάλο του ατού όμως είναι οι μικρές του διαστάσεις και οι plug and play δυνατότητές του, χάρη στις οποίες μπορείτε να τον έχετε παντού μαζί σας.

Video credit: Epson

Timekettle WT2 Plus AI Language Translator

Ένας μεταφραστής τσέπης που μπορεί να αποδειχθεί ο πολυτιμότερος συνεργάτης στα αγχωτικά επαγγελματικά ταξίδια και στα meetings με συνεργάτες και πελάτες σε όλο τον κόσμο. Τα hands-free και πλήρως ασύρματα ακουστικά της Timekettle σας επιτρέπουν να καταλαβαίνετε και να συνομιλείτε ταυτόχρονα με έως και τέσσερις ανθρώπους. Το WT2 Plus AI Language Translator υποστηρίζει 36 διαφορετικές γλώσσες, μεταξύ των οποίων και τα ελληνικά, αλλά και πολλές διαφορετικές προφορές, με την υπόσχεση ότι καλύπτει το 90% του παγκόσμιου πληθυσμού.

Mini Wipebook Scan

Ένα εργαλείο που φέρνει στην ψηφιακή εποχή τη διασταύρωση του σημειωματάριου με τον παραδοσιακό μαυροπίνακα. Το Μini wipebook αποθηκεύει σχέδια, σημειώσεις και οτιδήποτε άλλο περνάει από το μυαλό σας και έχει τη δυνατότητα να τα ανεβάζει στο cloud – ή σε οποιαδήποτε εφαρμογή της επιλογής σας, π.χ. Google drive, Evernote, Dropbox κ.λπ.). Αμέσως μετά μπορείτε να διαγράψετε τη δουλειά σας χωρίς άγχος ότι θα χαθεί και να ξαναρχίσετε να σχεδιάζετε.

Photo credits: WipeBook, TimeKettle, Philips

Philips 243B1

Μια οθόνη που είναι απλούστατη στη συνδεσιμότητα και τη λειτουργία της (αρκεί η σύνδεση ενός καλωδίου USB-C στο laptop τους), ώστε να απαλλάξει τους εργαζόμενους από μία ακόμη πηγή άγχους. Η ρυθμιζόμενη βάση της Philips 243B1 περιστρέφεται και λαμβάνει κλίση ώστε να γίνεται ακόμη πιο εργονομική, ενώ υποδειγματική είναι και η διαχείριση καλωδίων – για όσους αγχώνονται και με την τακτοποίηση του γραφείου τους. Στα πλεονεκτήματά της και η τεχνολογία Flicker-Free αλλά και η λειτουργία LowBlue Mode που προστατεύει τα μάτια από την κόπωση.

Canon Pixma G7040

Πολυμηχνάνημα ιδανικό για μικρομεσαίες επιχειρήσεις και γραφεία κάθε είδους, αφού καλύπτει στο έπακρο τις ανάγκες τους. Ο Pixma G7040 της Canon εκτυπώνει, σαρώνει, αντιγράφει και λειτουργεί ως FAX, ενώ προσφέρει και ασύρματη συνδεσιμότητα. Ενσωματώνει αυτόματο τροφοδότη εγγράφων χωρητικότητας 35 φύλλων για να μειώνει ακόμη περισσότερο το εργασιακό στρες (ένα καθήκον λιγότερο). Τον εκτυπωτή θα εκτιμήσει και ο εργοδότης, χάρη στη χαμηλή τιμή αλλά και στο προσιτό κόστος λειτουργίας: Μπορεί να εκτυπώσει έως 18.000 σελίδες από 3 φιάλες μελανιού.

Photo credit: Canon

Dell Latitude 7400 2-in-1

Το υβριδικό 2-in-1 laptop της Dell είναι ιδανικό για εργαζόμενους αφού με Full HD οθόνη 14 ιντσών και πανίσχυρο επεξεργαστή καλύπτει όλες τις ανάγκες τους στο γραφείο. Μπορούν όμως να το έχουν παντού μαζί τους χάρη στις compact διαστάσεις του και στις τέσσερις διαφορετικές λειτουργίες για αυξημένη παραγωγικότητα σε όποια γωνία κι αν επιλέξει ο χρήστης.

Παρά το μικρό του μέγεθος, το Latitude 7400 2-in-1 έχει εντυπωσιακές επιδόσεις και διαθέτει λειτουργίες που το καθιστούν ιδανικό για απαιτητικές εργασίες. Είναι ιδιαίτερα ασφαλές, αφού ενεργοποιείται αυτόματα όταν αντιλαμβάνεται την παρουσία σας και «κλειδώνει» όταν απομακρύνεστε. Η μπαταρία του είναι βελτιστοποιημένη για συνεχή λειτουργία για πάνω από 26 ώρες, για να μην αγχώνεστε ούτε για τη φόρτισή του…

Photo credit: Dell

Getting Things Done

Πώς να εργάζεστε παραγωγικά χωρίς άγχος

Τα περισσότερα στελέχη επιχειρήσεων δεν αποθηκεύουν τις καθημερινές επαγγελματικές υποχρεώσεις τους, παρά στο μυαλό τους. Σχεδόν οι μισοί (44%) μάλιστα αναγνωρίζουν ότι θυμούνται υποχρεώσεις και εκκρεμότητες ενώ βρίσκονται σε ένα μίτινγκ ή ακόμη κι εκτός εργασίας. Αυτό αναπόφευκτα αυξάνει το εργασιακό άγχος, ενώ μειώνει την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητά τους.

Κι όμως, το εργασιακό άγχος μπορεί να μειωθεί ενώ παράλληλα να αυξηθεί η παραγωγικότητα. Αυτό τουλάχιστον ισχυρίζεται ο David Allen, ένας κορυφαίος σύμβουλος παραγωγικότητας και συγγραφέας του βιβλίου «Getting Things Done – The art of stress-free productivity». Ο Allen που βρέθηκε πρόσφατα στην Αθήνα και μίλησε σε ένα ανατρεπτικό συνέδριο της DOOR Training & Consulting συνοψίζει τη μεθοδολογία του σε πέντε απλά βήματα:

  1. Κρατήστε μόνο ό,τι απαιτεί την προσοχή σας
  2. Επεξεργαστείτε το και αποσαφηνίστε τη σημασία του για σας
  3. Οργανώστε και τοποθετήστε το κάθε τι όπου ακριβώς ανήκει
  4. Επανεξετάστε το
  5. Υλοποιήστε το

Τα apps που απογειώνουν την παραγωγικότητα

Team Viewer

Πρόγραμμα που προσφέρει πρόσβαση από απόσταση σε υπολογιστές και servers. Αρκεί μια συσκευή με πρόσβαση στο internet (π.χ. το κινητό σας) ώστε μπορείτε να συνδέεστε στον υπολογιστή σας απ’ όπου κι αν βρίσκεστε. Η εφαρμογή Teamviewer είναι ιδιαίτερα χρήσιμη και για απομακρυσμένη υποστήριξη από τεχνικούς, οι οποίοι που πλέον δεν χρειάζεται να πηγαινοέρχονται μεταξύ γραφείων και ορόφων, αλλά μπορούν να επιδιορθώνουν προβλήματα και να δίνουν λύσεις ακόμη κι απ’ το σπίτι τους.

Slack

Καλές και δοκιμασμένες οι υπηρεσίες e-mail, αλλά μάλλον καμία δεν μπορεί να πλησιάσει τις δυνατότητες του Slack. Ίσως το πληρέστερο εργαλείο επικοινωνίας για ομάδες και συνεργάτες, καθώς εκτός από την ανταλλαγή μηνυμάτων (ατομικά ή σε κανάλια), προσφέρει πολυάριθμα εργαλεία παρακολούθησης των καθημερινών εργασιών, των καθηκόντων και των υποχρεώσεων. Η λειτουργία του Slack που εκτιμούμε ιδιαίτερα, είναι η δυνατότητα «αξιολόγησης» της εκάστοτε συνομιλίας, ώστε να βλέπουμε πρώτα τις πραγματικά σημαντικές.

Photo credits: TeamViewer, Toggle, Slack

Toggl

Εργαλείο καταμέτρησης και καταγραφής του χρόνου που ξοδεύει ένας εργαζόμενος ή μια ομάδα στις εργασίες που τους ανατίθενται. «Εργάζεται» όπου εργάζεστε κι εσείς, και σε όλες τις συσκευές που χρησιμοποιείτε. To Toggl όμως δεν είναι ένα απλό χρονόμετρο, αλλά ένα έξυπνο σύστημα άντλησης συμπερασμάτων και reports, ώστε να γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή πού και πώς αξιοποιείτε τον χρόνο σας.

Stayfocusd

Δεν διαθέτει την τεχνολογική υπεροχή και το βάθος των υπόλοιπων εφαρμογών, αφού πρόκειται για ένα απλό extension για τον Chrome που μπλοκάρει την πρόσβαση σε ιστοσελίδες που εσείς θα επιλέξετε (και όταν εσείς το επιλέξετε). Κι όμως, στην πράξη είναι από τα πιο χρήσιμα εργαλεία για όσους θέλουν να μένουν συγκεντρωμένοι στις εργασίες τους  χωρίς περισπασμούς από social media, games και άλλα sites.

Υπάρχουν εφαρμογές που σου επιτρέπουν να δουλεύεις αποδοτικά απ' όπου κι αν βρίσκεσαι, αλλά υπάρχουν κι εφαρμογές που κάνουν όλη την (άχαρη) δουλειά για σένα ώστε να ασχολείσαι με πιο δημιουργικά καθήκοντα.

Photo credit: Toggl

Microsoft To Do

Μια απλή στη σύλληψη, αλλά ιδιαίτερα εξελιγμένη στη λειτουργία της, εφαρμογή που επιτρέπει σε κάθε εργαζόμενο να διαχειρίζεται απλά και με λιγότερο άγχος την καθημερινότητά του. Μεταξύ πολλών άλλων, προσφέρει τη δυνατότητα εξατομίκευσης του ημερολογίου και του προγράμματος και της πρόσβασης σε αυτό από κάθε συσκευή της επιλογής του χρήστη. Το βασικό ατού του Microsoft To Do είναι η δημιουργία λιστών και ο διαμοιρασμός τους με συνεργάτες, ενώ εξίσου χρηστική είναι η δυνατότητα προσθήκης σημειώσεων σε όλες τις εργασίες.

Video credit: Microsoft